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E-COMMERCE & CUSTOMER CARE ASSISTANT - PART-TIME OR MINIJOB, 10H/WEEK (GERMAN SPEAKER, F/M/D)

Temporary, Part-time · Berlin
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Your challenge
Are you passionate about creating a positive company culture and delivering exceptional customer experiences? Join our team as an E-Commerce & Customer Care Assistant and play a key role in shaping our internal and external interactions.

Supporting our E-Commerce Team in day-to-day tasks and driving impactful projects:

  • Order Management: Regulary check fulfillment status of E-Commerce orders and action errors
  • Exception Handling: Work closely with our logistics partners to ensure effective issue resolution
  • Collection Launches: Create and organize product collections to ensure a cohesive and attractive presentation
  • Customer Experience: Assist in the implementation of merchandising strategies that reflect current trends and enhance the customer experience
 
Providing excellent Customer Service:

  • Customer and Partner Interactions: Provide professional, friendly responses to customer (B2C) and partner (B2B) inquiries, representing our brand at its best.
  • Process Improvement: Collaborate on enhancing our customer service tools and processes to ensure a seamless and top-notch experience for all.
  • Data Analysis: Gather and analyze customer service data, deriving actionable insights to improve our performance and customer satisfaction.
  • Customer Feedback Management: Conduct research and assess reviews across platforms, identifying areas for improvement in line with our commitment to excellence.
  • Customer Service Guidelines: Continuously update and refine our guidelines, ensuring that our service remains at the highest standard.
 
*Please note: Fluency in written and spoken German and English is a must.
Your core skills
  • You have a background in or are currently enrolled in a degree program in Business Administration, Communications, Service Management, E-Commerce, or a related field
  • You are able to work 10 hours/week, ideally spread over 3 days
  • You bring initial experience in one or more of the following areas: E-Commerce, Customer Service, Sales, Account Management, Event Management, or service-oriented roles (e.g., hospitality, retail)
  • You have a proactive, structured, and solution-oriented way of working, with a strong attention to detail
  • You’re a team player who also thrives when working independently
  • You’re confident using Microsoft Office programs, especially Excel, PowerPoint, and Outlook
  • Experience with customer service platforms like Zendesk is a plus
  • Previous exposure to fast-paced environments such as startups or medium-sized companies is an advantage
  • You communicate clearly and professionally in both German and English - spoken and written fluency in both languages is essential
  • You bring strong interpersonal skills and a friendly, customer-focused mindset to every interaction
Your benefits
  • An entrepreneurial environment that you can proactively help shape as well as valuable insights into the development of an omnichannel fashion brand
  • Great opportunities for personal development and career advancement 
  • An open, transparent company culture with flat hierarchies
  • Creative freedom and exciting tasks with a high degree of personal responsibility
  • Beautiful office space in Berlin-Charlottenburg
  • Great employee and family & friends discount on our whole collection
  • Regular team events
  • A paid volunteer day per year to support a local organization or initiative
  • Work with state of the art tools (Shopify, Tradbyte, zendesk)

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About us
IVY OAK is a Berlin-based advanced contemporary occasionwear brand founded by Caroline Gentz in 2016. The collections are defined by their signature handwriting, selections of high-quality fabrics and attention to detail. The brand’s true mission is to disrupt the fashion industry, working towards more conscious choices, creating a meaningful long-lasting wardrobe for today’s community and the generations to come.

The brand encompasses more than just fashion and acquires a need for responsible practices, transparent communication and above all to strive for change. IVY OAK accepts, deforms, relearns, and transforms with a view to the world, life and the challenges of our society.

IVY OAK is one of Europe's renowned fashion labels and is represented beyond the borders of Europe with its own online store and through various retail partners.
Deine Aufgaben
Du brennst dafür, eine positive Unternehmenskultur zu schaffen und außergewöhnliche Kundenerfahrungen zu ermöglichen? Werde als E-Commerce & Customer Care Assistant Teil unseres Teams und spiele eine Schlüsselrolle in der Gestaltung unserer internen und externen Interaktionen.

Unterstützung unseres E-Commerce-Teams bei alltäglichen Aufgaben und der Umsetzung wirkungsvoller Projekte:

  • Order Management: Regelmäßige Überprüfung des Stauts von E-Commerce-Bestellungen und Bearbeitung von Fehlern
  • Exception Handling: Enge Zusammenarbeit mit unseren Logistikpartnern zur effektiven Lösung von Problemen
  • Kollektions Launches: Erstellung und Organisation von Produktkollektionen für eine stimmige und ansprechende Präsentation
  • Customer Experience: Unterstützung bei der Umsetzung von Merchandising-Strategien, die aktuelle Trends aufgreifen und das Kundenerlebnis verbessern

Bereitstellung eines außergewöhnlichen Customer Services:

  • Interaktion mit Kunden und Partnern: Beantwortung von Anfragen von Kunden (B2C) und Partnern (B2B) auf professionelle und freundliche Weise, um unsere Marke bestmöglich zu repräsentieren.
  • Prozessoptimierung: Optimierung unserer Customer-Service-Tools und -Prozesse, um eine reibungslose und erstklassige Customer Experience zu ermöglichen.
  • Datenanalyse: Erhebung und Analyse von Kundendaten, um umsetzbare Schritte zur Verbesserung der Leistung und Kundenzufriedenheit abzuleiten.
  • Management von Kundenfeedback: Recherche und Bewertung von Kundenbewertungen auf Plattformen, um Verbesserungspotenziale im Einklang mit unserem Qualitätsanspruch zu identifizieren.
  • Customer Service Guideline: Weiterentwicklung und regelmäßige Aktualisierung unserer Richtlinien, um sicherzustellen, dass unser Service höchsten Standards entspricht.

Bitte beachten: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.
Deine Fähigkeiten
  • Du hast einen Hintergrund in oder bist derzeit eingeschrieben in einem Studiengang wie Betriebswirtschaftslehre, Kommunikation, Servicemanagement, E-Commerce oder einem vergleichbaren Fachgebiet
  • Du kannst 10 Stunden pro Woche arbeiten, idealerweise verteilt auf 3 Tage
  • Du bringst erste Erfahrungen in einem oder mehreren der folgenden Bereiche mit: E-Commerce, Kundenservice, Vertrieb, Account Management, Eventmanagement oder serviceorientierte Tätigkeiten (z. B. Gastronomie, Einzelhandel)
  • Du arbeitest proaktiv, strukturiert und lösungsorientiert und achtest dabei auf Details
  • Du bist ein Teamplayer, arbeitest aber ebenso gern eigenverantwortlich
  • Du gehst sicher mit Microsoft Office Programmen um, insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook
  • Erfahrungen mit Kundenservice-Tools wie Zendesk sind ein Plus
  • Erfahrungen in dynamischen Umfeldern wie Startups oder mittelständischen Unternehmen sind von Vorteil
  • Du kommunizierst klar und professionell auf Deutsch und Englisch – sowohl mündlich als auch schriftlich
  • Du überzeugst mit ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und einem serviceorientierten, freundlichen Auftreten
Warum wir?
  • Ein unternehmerisches Umfeld, das du proaktiv mitgestalten kannst sowie wertvolle Einblicke in die Entwicklung einer Omnichannel-Fashion Brand
  • Eine offene, transparente Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
  • Kreative Freiräume und spannende Aufgaben mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
  • Wunderschönes Büro in Berlin-Charlottenburg
  • Attraktiver Rabatt auf unsere gesamte Kollektion sowie Friends & Family-Rabatt
  • Regelmäßige Teamevents 
  • Ein bezahlter Volunteer-Tag pro Jahr zur Unterstützung einer lokalen Organisation oder Initiative

  • Arbeite mit modernen Tools wie Shopify, Tradbyte und Zendesk

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Über uns
IVY OAK is a Berlin-based advanced contemporary occasionwear brand founded by Caroline Gentz in 2016. The collections are defined by their signature handwriting, selections of high-quality fabrics and attention to detail. The brand’s true mission is to disrupt the fashion industry, working towards more conscious choices, creating a meaningful long-lasting wardrobe for today’s community and the generations to come.

The brand encompasses more than just fashion and acquires a need for responsible practices, transparent communication and above all to strive for change. IVY OAK accepts, deforms, relearns, and transforms with a view to the world, life and the challenges of our society.

IVY OAK is one of Europe's renowned fashion labels and is represented beyond the borders of Europe with its own online store and through various retail partners.
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