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PEOPLE, CULTURE & CUSTOMER CARE ASSISTANT - PART-TIME, 20H/WEEK (GERMAN SPEAKER, F/M/D)

Festanstellung, Teilzeit · Berlin
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Your challenge
Are you passionate about creating a positive company culture and delivering exceptional customer experiences? Join our team as a People, Culture & Customer Care Assistant and play a key role in shaping our internal and external interactions.

Supporting our People & Organization Team in day-to-day tasks and driving impactful projects:

  • Team Events & Key Meetings: Support in planning, organizing, and executing key team meetings, as well as beautiful team events that foster connection and strengthen our team culture.
  • Onboarding/Offboarding Support: Help create a seamless experience for new hires and departing employees, ensuring they feel supported and valued throughout the process.
  • Office Management: Oversee the smooth running of our office by managing expenses, coordinating supplies, and ensuring the team’s workspace is well-maintained and inviting environment.
  • Project Support: Play an active role in driving meaningful projects within the People & Organization team, such as rolling out new HR tools and processes or improving internal communication to enhance collaboration.
 
Supporting our Customer Service Team in delivering exceptional service:

  • Customer and Partner Interactions: Provide professional, friendly responses to customer (B2C) and partner (B2B) inquiries, representing our brand at its best.
  • Process Improvement: Collaborate on enhancing our customer service tools and processes to ensure a seamless and top-notch experience for all.
  • Data Analysis: Gather and analyze customer service data, deriving actionable insights to improve our performance and customer satisfaction.
  • Customer Feedback Management: Conduct research and assess reviews across platforms, identifying areas for improvement in line with our commitment to excellence.
  • Customer Service Guidelines: Continuously update and refine our guidelines, ensuring that our service remains at the highest standard.
  • Coordination with Logistics: Work closely with our logistics partners to ensure smooth communication and effective issue resolution.
*Please note: Fluency in written and spoken German and English is a must.
Your core skills
  • Background in Business Administration, Human Resources, Communications, Operations, Service Industry Management, or a related field
  • You can work up to 20 hours per week, ideally spread over 3-4 days per week
  • First experience in one or more of the following areas is a plus: HR/People & Culture, Event Management, Customer Service, Sales, Account Management, or service professions (e.g., gastronomy, hospitality)
  • Excellent interpersonal skills and a friendly, approachable manner with employees, customers, and partners
  • Proficient in Microsoft programs (Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Structured, detail-oriented, and a solution-driven approach to work
  • Comfortable working both independently and as part of a team
  • Experience with customer service tools (e.g., Zendesk) is a plus
  • Previous experience in a startup or medium-sized company is advantageous
  • Fluency in written and spoken German and English is required
Your benefits
  • An entrepreneurial environment that you can proactively help shape as well as valuable insights into the development of an omnichannel fashion brand
  • Great opportunities for personal development and career advancement 
  • An open, transparent company culture with flat hierarchies
  • Creative freedom and exciting tasks with a high degree of personal responsibility
  • Beautiful office space in Berlin-Charlottenburg
  • A structured Feedback & Performance process
  • Great employee and family & friends discount on our whole collection
  • Regular team events
  • A paid volunteer day per year to support a local organization or initiative
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About us
IVY OAK is a Berlin-based advanced contemporary occasionwear brand founded by Caroline Gentz in 2016. The collections are defined by their signature handwriting, selections of high-quality fabrics and attention to detail. The brand’s true mission is to disrupt the fashion industry, working towards more conscious choices, creating a meaningful long-lasting wardrobe for today’s community and the generations to come.

The brand encompasses more than just fashion and acquires a need for responsible practices, transparent communication and above all to strive for change. IVY OAK accepts, deforms, relearns, and transforms with a view to the world, life and the challenges of our society.

IVY OAK is one of Europe's renowned fashion labels and is represented beyond the borders of Europe with its own online store and through various retail partners.
Deine Aufgaben
Du brennst dafür, eine positive Unternehmenskultur zu schaffen und außergewöhnliche Kundenerfahrungen zu ermöglichen? Als People, Culture & Customer Care Assistant spielst du eine Schlüsselrolle in der Gestaltung unserer internen und externen Interaktionen.

Unterstützung unseres People & Organization Teams bei der täglichen Arbeit und der Umsetzung von Impact-Projekten:

  • Teamevents & wichtige Meetings: Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung wichtiger Team-Meetings sowie schöner Teamevents, die den Zusammenhalt fördern und unsere Teamkultur stärken.
  • Onboarding/Offboarding Support: Mitarbeit bei der Gestaltung eines nahtlosen und wertschätzenden Prozesses für neue MitarbeiterInnen und ausscheidende KollegInnen.
  • Office Management: Verantwortung für den reibungslosen Ablauf in unserem Office, einschließlich der Verwaltung von Ausgaben, Koordination von Bestellungen und Zusammenarbeit mit dem Team, sodass das Büro ein einladendes Umfeld bleibt.
  • Projektunterstützung: Beteiligung an wichtigen Projekten im Bereich People & Organization, wie z.B. die Einführung neuer HR-Tools und -Prozesse oder die Optimierung der internen Kommunikation zur Förderung der Zusammenarbeit.

Unterstützung unseres Customer Service Teams bei der Bereitstellung eines außergewöhnlichen Services:

  • Interaktion mit Kunden und Partnern: Beantwortung von Anfragen von Kunden (B2C) und Partnern (B2B) auf professionelle und freundliche Weise, um unsere Marke bestmöglich zu repräsentieren.
  • Prozessoptimierung: Optimierung unserer Customer-Service-Tools und -Prozesse, um eine reibungslose und erstklassige Customer Experience zu ermöglichen.
  • Datenanalyse: Erhebung und Analyse von Kundendaten, um umsetzbare Schritte zur Verbesserung der Leistung und Kundenzufriedenheit abzuleiten.
  • Management von Kundenfeedback: Recherche und Bewertung von Kundenbewertungen auf Plattformen, um Verbesserungspotenziale im Einklang mit unserem Qualitätsanspruch zu identifizieren.
  • Customer Service Guideline: Weiterentwicklung und regelmäßige Aktualisierung unserer Richtlinien, um sicherzustellen, dass unser Service höchsten Standards entspricht.
  • Zusammenarbeit mit der Logistik: Zusammenarbeit mit unseren Logistikpartnern, um eine reibungslose Kommunikation und effektive Problemlösung sicherzustellen.
Bitte beachten: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.
Deine Fähigkeiten
  • Fachlicher Hintergrund im Bereich Betriebswirtschaftslehre, Human Resources, Kommunikation, Operations, Service Industry Management oder einem ähnlichen Fachgebiet
  • Du bist bereit, bis zu 20 Stunden pro Woche zu arbeiten, idealerweise verteilt auf 3-4 Tage
  • Erste Erfahrungen in Bereichen, wie HR/People & Culture, Eventmanagement, Kundenservice, Vertrieb, Account Management oder Dienstleistungsberufen (z. B. Gastronomie, Hotellerie) sind von Vorteil
  • Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten und eine freundliche, zugängliche Art im Umgang mit MitarbeiterInnen, Kunden und Partnern
  • Sicherer Umgang mit Microsoft-Programmen (Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Strukturierte, detailorientierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Freude an der Arbeit sowohl eigenständig als auch im Team
  • Erfahrung mit Kundenservice-Tools (z.B. Zendesk) ist von Vorteil
  • Erfahrung in einem Startup oder einem mittelständischen Unternehmen ist ein Plus
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich
Warum wir?
  • Ein unternehmerisches Umfeld, das du proaktiv mitgestalten kannst sowie wertvolle Einblicke in die Entwicklung einer Omnichannel-Fashion Brand
  • Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung durch einen strukturierten Feedback- & Performance-Prozess
  • Eine offene, transparente Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
  • Kreative Freiräume und spannende Aufgaben mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
  • Wunderschönes Büro in Berlin-Charlottenburg
  • Attraktiver Rabatt auf unsere gesamte Kollektion sowie Friends & Family-Rabatt
  • Regelmäßige Teamevents 
  • Ein bezahlter Volunteer-Tag pro Jahr zur Unterstützung einer lokalen Organisation oder Initiative
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Über uns
IVY OAK is a Berlin-based advanced contemporary occasionwear brand founded by Caroline Gentz in 2016. The collections are defined by their signature handwriting, selections of high-quality fabrics and attention to detail. The brand’s true mission is to disrupt the fashion industry, working towards more conscious choices, creating a meaningful long-lasting wardrobe for today’s community and the generations to come.

The brand encompasses more than just fashion and acquires a need for responsible practices, transparent communication and above all to strive for change. IVY OAK accepts, deforms, relearns, and transforms with a view to the world, life and the challenges of our society.

IVY OAK is one of Europe's renowned fashion labels and is represented beyond the borders of Europe with its own online store and through various retail partners.
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